Comment signer un document de manière électronique ?

La signature numérique

Nombreuses sont les start-ups qui ont recours à la signature électronique pour sécuriser un contrat, un devis, une transaction commerciale, etc. S’il est vrai que les échanges professionnels ont beaucoup évolué au cours de ces dernières années, il faut souligner que cela est en partie dû à la dématérialisation des systèmes d’information. Grâce à une alternative simple, rapide et fiable, les entrepreneurs n’ont plus à se soucier de la validation des contrats en interne comme en externe. Pour simplifier votre processus de gestion de données et atteindre rapidement vos objectifs en termes de productivité, essayez cette solution de signature électronique.

Qu’est-ce que la signature numérique ?

La signature électronique encore appelée signature digitale ou numérique est un procédé d’authentification véritablement crédible qui sert à approuver un document. Elle détient une valeur légale depuis la date de signature du règlement « Eldas » entrée en vigueur le 1er juillet 2016. La signature digitale permet à une ou plusieurs personnes d’apposer leur signature sur un document. Elle engage la responsabilité du signataire à l’égard du fichier signé. Le logiciel de signature digitale utilise un système cryptographique dans lequel les données sont inaccessibles à ceux qui n’en détiennent pas la clef. Rappelons qu’il est possible de signer tout type de document (XML, Excel, Word, PDF, jpeg, etc). Pour être légalement reconnue, cette technique doit inclure dans le contrat, l’approbation d’un signataire, un fichier à signer ainsi qu’un document dont l’authenticité est avérée.

Comment signer un document de manière électronique ?

Les professionnels se servent généralement du format PDF pour sécuriser numériquement leurs dossiers, car il est moins facile de le modifier. L’homologation électronique d’un fichier requiert l’accord de prestataires de certification numériques reconnus par des organismes spécialisés. Pour signer un document et en garantir la sécurité, il y a plusieurs étapes à suivre. Les voici :

Étape 1 : inscrivez-vous sur « youSign » pour bénéficier d’un essai gratuit pendant plusieurs jours.

Étape 2 : sélectionnez « nouveau fichier », puis téléchargez le PDF que vous souhaitez signer.

Étape 3 : tapez votre code secret reçu par mail ou sur votre téléphone pour valider la transaction.

Étape 4 : cliquez sur signer, puis faites glisser votre signature digitale à l’emplacement requis sur votre PDF.

Avantages de la signature numérique

La signature numérique présente divers avantages pour les entreprises qui l’adoptent.

• Permet d’éviter le gaspillage de papiers et dans le même temps de préserver l’environnement contre les ravages de la pollution.

• Facilite une meilleure gestion des fichiers. Grâce au stockage sous forme numérique, les documents sont mieux conservés.

• Permet de gagner du temps : plus besoin d’envoyer les documents par courrier postal. Il suffit de les soumettre par mail, ce qui représente un gain considérable de temps.

• Garantit la fiabilité des données : on peut savoir exactement la provenance d’un document ainsi que la personne qui en est l’auteur.

• Revenus accrus : accroît le niveau de rentabilité grâce à la réduction des coûts d’exécution et à l’automatisation des tâches.

• Assure une protection juridique optimale : la signature en ligne permet de générer des preuves électroniques afin qu’en cas de litige vous puissiez bénéficier d’une couverture juridique et légale. 

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